Évènements
Cérémonie de remise de prix : la méthode hybride
Une cérémonie hybride a deux publics qui ne voient pas la même chose : la salle, et tous ceux qui suivent ou interviennent à distance. Réussir une cérémonie de remise de prix dans ce format, c’est faire vivre le même moment aux deux, sans que l’un attende l’autre. Voici la méthode que nous avons suivie pour la remise des prix WeMed, en sept étapes réparties avant, pendant et après l’événement.
WeMed : trois missions pour une même cérémonie
Le prix WeMed est porté par MedWaves, centre d’activités régionales du Plan d’action pour la Méditerranée du PNUE. MedWaves le présente comme une distinction pour les entreprises aux modèles d’affaires innovants et durables. La cérémonie sur laquelle nous sommes intervenus était organisée par MedWaves et INJAZ Tunisie, en format hybride, avec des intervenants de plusieurs pays méditerranéens qui ne pouvaient pas se déplacer.
Notre portfolio y consacre trois pages, qui correspondent aux trois temps de la méthode :
- la préparation de l’événement WeMed : programme, scénographie, équipement, diffusion et participation à distance ;
- la promotion de l’événement WeMed sur les réseaux sociaux : affiches en ligne, teasers, calendrier de publication et direct ;
- la couverture de l’événement WeMed et de la remise des prix : photos, tournage, interviews et vidéo récapitulative.
Avant : verrouiller le programme et donner envie
1. Valider le programme avec tous les partenaires
Pour WeMed, le programme a été validé à l’avance avec les partenaires du projet, en synchronisant les horaires des présentations, des discours et des sessions de questions-réponses. Dans une cérémonie hybride, c’est la pièce maîtresse : la régie, l’animateur, les intervenants à distance et les lauréats travaillent tous à partir de ce document. Nous le complétons toujours d’un conducteur minuté, qui précise qui parle, depuis où, et ce qui s’affiche à l’écran à chaque instant.
2. Annoncer, rappeler, donner envie
La promotion s’est appuyée sur des affiches en ligne annonçant l’événement, son programme et ses dates, adaptées aux formats de Facebook, YouTube et LinkedIn, ainsi que sur des vidéos teaser et des visuels dynamiques. Un calendrier de publication a organisé les annonces et les rappels avant, pendant et après l’événement. Pour une cérémonie diffusée en direct, la promotion sert aussi à fixer un rendez-vous précis au public en ligne.
3. Préparer les intervenants à distance
Des outils de visioconférence ont permis aux parties prenantes de plusieurs pays et aux panélistes absents d’intervenir en direct. Pour ce type de participation, nous organisons un essai technique avec chaque intervenant avant le jour J : connexion, cadrage, micro, arrière-plan. Nous demandons aussi, quand c’est possible, un message enregistré de secours.
Pendant : une scénographie pour la salle et pour l’écran
4. Concevoir le décor pour la caméra
La scénographie de WeMed a été pensée pour les deux publics. Un arrière-plan personnalisé, avec les logos et les titres fournis par le client, donne une image homogène aussi bien dans la diffusion en ligne que sur les prises de vue en salle ; la décoration renforce l’identité visuelle de l’événement.
5. Installer une régie à la hauteur
Trois écrans plasma ont été installés : un écran central face à la salle et deux écrans latéraux, pour que chacun voie les présentations et les interventions à distance. Caméras, micros et logiciels de streaming assuraient la diffusion, et une équipe technique restait sur place pour gérer les imprévus et la qualité du direct.
6. Tenir le rythme, en salle comme en ligne
La coordination des animations et des transitions entre les sessions a permis de garder un déroulé fluide. La cérémonie a été diffusée en direct sur Facebook, YouTube et LinkedIn, avec plusieurs angles de caméra et un son soigné. Une remise de prix repose sur des temps forts très courts : l’annonce du nom, la montée sur scène, la réaction. Chacun doit être prévu dans le conducteur, pour la salle et pour la caméra. Voici la double feuille de route que nous préparons pour ces temps forts :
| Moment | Pour la salle | Pour le public en ligne |
|---|---|---|
| Accueil | Décor, signalétique, placement | Visuel d’attente, rappel du programme |
| Discours | Son de salle, écrans lisibles | Plan fixe, nom de l’orateur à l’écran |
| Intervention à distance | Écran central, son relayé | Intégration propre dans le direct |
| Remise des prix | Scène éclairée, photographes placés | Plans rapprochés, réaction des lauréats |
Après : faire durer la remise des prix
7. Couvrir les moments clés et les faire circuler
La couverture de WeMed a mobilisé des photographes pour les discours, les remises de prix et les réactions des lauréats, ainsi que pour les invités et les participants. Le tournage en haute définition a privilégié des angles variés et des plans rapprochés ; des interviews des responsables de l’événement ont été enregistrées, puis intégrées à une vidéo qui résume la cérémonie, avec effets visuels et musique.
Pour ce type de couverture, nous établissons une liste de plans à partir du programme : chaque prix, chaque lauréat, chaque partenaire. Les photos servent ensuite aux lauréats, aux sponsors et aux publications d’après-événement, qui prolongent la visibilité des prix bien au-delà de la cérémonie.
Questions fréquentes
Faut-il diffuser toute la cérémonie en direct ?
Pas forcément. On peut diffuser les discours et la remise des prix, et garder les temps informels pour la salle. L’essentiel est d’annoncer clairement ce qui sera diffusé, et quand.
Que faire si la connexion d’un intervenant coupe ?
Prévoir un plan B dans le conducteur : message enregistré, intervention décalée ou prise de parole de l’animateur. Un essai technique la veille réduit ce risque.
Combien d’écrans prévoir dans la salle ?
Cela dépend de la configuration. Pour WeMed, un écran central et deux écrans latéraux ont été installés pour assurer la visibilité des présentations et des interventions à distance.
Une cérémonie de remise de prix hybride se prépare comme un événement et comme une émission à la fois. Notre agence événementielle prend en charge le programme, la scénographie et la régie, notre équipe de captation vidéo assure le direct et la couverture, et notre pôle de stratégie digitale accompagne la promotion avant, pendant et après. Parlez-nous de votre prochaine cérémonie depuis la page contact.
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