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Atelier de renforcement des capacités : 7 erreurs
Un atelier de renforcement des capacités se juge à une seule question : les participants repartent-ils capables d’appliquer quelque chose qu’ils ne savaient pas faire en arrivant ? Entre des termes de référence rédigés à la hâte, une salle mal adaptée et des journées de présentations successives, beaucoup d’ateliers manquent cet objectif. Voici sept erreurs de préparation et la façon de les éviter, à partir de trois rencontres que nous avons organisées en 2023 avec des partenaires de l’Organisation internationale du Travail.
Trois rencontres, un même enjeu : transmettre pour agir
Les deux premières concernent l’Union générale tunisienne du travail (UGTT) et le cadre de coopération des Nations unies pour le développement durable en Tunisie sur la période 2021-2025, dont les priorités sont présentées sur le site des Nations unies en Tunisie. Fin avril 2023, l’atelier sur la planification, le suivi et l’évaluation selon les normes onusiennes visait à initier trente cadres de l’UGTT, issus de divers secteurs et régions, aux concepts et processus des cadres de coopération onusiens, et à constituer des groupes de travail chargés d’avancer sur un document stratégique consacré à la contribution de la centrale syndicale aux objectifs de développement durable (ODD). En juin, l’atelier sur la planification, le suivi et l’évaluation pour la réalisation des ODD a renforcé les capacités de représentants syndicaux régionaux et sectoriels et permis de valider le document de position de l’UGTT.
La troisième rencontre, le séminaire sur la stratégie de recouvrement de la CNSS, s’est tenue à Hammamet en juin 2023. Il devait fixer des orientations en matière de recouvrement, diagnostiquer les problèmes en cours, dont le suivi des grands débiteurs, et actualiser les connaissances des chefs d’unités sur les notes de service et les applicatifs informatiques.
Les sept erreurs à éviter
1. Des termes de référence qui décrivent un thème, pas une capacité
« Atelier sur la planification et le suivi » annonce un sujet, pas un résultat. Des termes de référence utiles précisent ce que les participants sauront faire à la sortie et ce que l’atelier doit produire. Les deux ateliers avec l’UGTT le montrent bien : au-delà de la formation, l’un devait lancer des groupes de rédaction, l’autre valider un document. Pour l’éviter : formulez chaque objectif avec un verbe d’action et un livrable.
2. Une liste d’invités au lieu d’un public cible
Réunir des profils trop hétérogènes oblige à viser la moyenne, et personne n’y trouve son compte. L’atelier d’avril s’adressait à des cadres de l’UGTT représentant divers secteurs et régions ; celui de juin à des représentants syndicaux régionaux et sectoriels. Pour l’éviter : définissez le profil attendu, les prérequis et le nombre de places avant d’envoyer les invitations.
3. Des documents envoyés trop tard, ou jamais
Un participant qui découvre le document de travail en séance passe la matinée à le lire. Pour l’atelier de juin, nous avons conçu et imprimé des brochures, des programmes et des documents de travail ; pour celui d’avril, des présentations visuelles et des documents informatifs destinés à favoriser une compréhension claire et une participation active. Pour l’éviter : envoyez les documents de fond à l’avance, imprimez-les pour la séance et prévoyez des versions modifiables pour les groupes de travail. Notre studio de graphisme et notre service d’impression préparent ces supports.
4. Une salle pensée pour une conférence
Des rangées de chaises face à un écran conviennent à une plénière, pas à un atelier. La logistique des ateliers UGTT comprenait la préparation des salles, l’accueil des participants et la fourniture des équipements nécessaires aux présentations et aux discussions. Le séminaire de la CNSS, qui a réuni près de 200 cadres selon la page du projet, combinait sessions interactives, tables rondes et ateliers pratiques : autant de configurations différentes. Pour l’éviter : prévoyez une salle plénière et des espaces pour les sous-groupes, avec tableaux, écrans et prises.
5. Un programme trop magistral
Une succession d’exposés transmet de l’information, rarement des compétences. Les trois rencontres prévoyaient des groupes de travail, des ateliers de réflexion ou des tables rondes, pour favoriser les échanges entre participants et experts. Pour l’éviter : après chaque apport théorique, placez un exercice sur un cas réel de l’organisation, restitué en plénière.
6. Une logistique improvisée
Badges manquants, inscriptions tenues sur des listes éparses, supports sans cohérence visuelle : ces détails dispersent l’attention. Pour la CNSS, notre mission couvrait la planification et l’organisation complète du séminaire, une identité visuelle propre à l’événement, la réservation des lieux et la gestion des inscriptions. Pour l’éviter : confiez la logistique à une équipe dédiée, pour que les organisateurs se concentrent sur le fond.
7. Une évaluation oubliée ou bâclée
Sans retour des participants, impossible d’améliorer l’édition suivante. Pour l’atelier de juin, les retours ont été recueillis par questionnaires et entretiens ; pour celui d’avril, des retours détaillés ont été collectés pour ajuster les initiatives futures. Pour l’éviter : évaluez à chaud la satisfaction et la compréhension, puis recontactez un échantillon de participants quelques semaines plus tard pour savoir ce qu’ils ont réellement appliqué.
Le rétroplanning type
| Moment | À faire |
|---|---|
| Dès la commande | Termes de référence : objectifs en capacités, livrables, profil des participants |
| Quelques semaines avant | Lieu, salles de sous-groupes, identité visuelle, invitations et inscriptions |
| Les jours précédents | Envoi des documents de fond, impression des supports, répétition avec les intervenants |
| Le jour même | Accueil, alternance plénière et ateliers, restitutions, questionnaire à chaud |
| Après l’atelier | Synthèse, document mis à jour, évaluation différée |
Questions fréquentes
Que doivent contenir les TdR d’un atelier de renforcement des capacités ?
Le contexte, les objectifs formulés en capacités, les livrables attendus, le profil et le nombre de participants, le format (durée, alternance plénière et groupes), les intervenants, la logistique et la méthode d’évaluation.
Quelle différence entre un atelier de validation et un atelier de renforcement des capacités ?
Le premier vise l’adoption d’un document, le second l’acquisition de compétences. Les deux se combinent souvent, comme lors de l’atelier de juin 2023 avec l’UGTT, qui renforçait les capacités tout en validant un document de position.
Faut-il un prestataire pour organiser ce type d’atelier ?
Ce n’est pas obligatoire, mais utile dès que la logistique, les supports et l’accueil risquent de détourner les organisateurs du contenu.
Préparer un atelier qui laisse des compétences
Un atelier réussi se prépare autant sur le fond que sur la forme : des objectifs précis, des documents disponibles à temps, une salle qui permet de travailler et une évaluation sérieuse. Notre agence événementielle accompagne les organisations internationales, les institutions et les entreprises dans l’organisation de leurs ateliers et séminaires, avec le soutien de nos équipes de graphisme et d’impression. Transmettez-nous vos termes de référence : nous vous proposerons une organisation adaptée.
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