Préparation de l’Événement WeMed

Pour la deuxième édition de la cérémonie de remise des prix de la compétition régionale WeMed, organisée par MedWaves et INJAZ Tunisie, notre agence a été chargée de la préparation de l’événement en format hybride. Le prix de la durabilité Méditerranéenne vise à promouvoir une transition inclusive vers la durabilité en Méditerranée et à récompenser les efforts des entreprises vertes.

Objectif :
L’objectif principal  était de créer un événement conforme à des critères définis, en installant des équipements de haute qualité et en assurant un déroulement fluide et sans problème. Nous avons visé à garantir une participation active et à offrir une expérience immersive et inclusive pour tous les participants, qu’ils soient présents sur place ou à distance. Cela incluait la facilitation de la participation des intervenants de plusieurs pays méditerranéens qui ne pouvaient pas se déplacer physiquement.

Stratégie :
Pour préparer cet événement en format hybride, notre agence de communication a suivi une stratégie en plusieurs étapes :

1. Planification et Coordination :
   • Programme Validé : Coordination avec les partenaires du projet pour valider le programme de l’événement à l’avance. Cela inclut la synchronisation des horaires des présentations, des discours, et des sessions de questions-réponses.
   • Scénographie : Conception et mise en place d’une scénographie adaptée au format hybride, intégrant à la fois les besoins des participants sur place et ceux en ligne.
2. Conception Visuelle :
   • Arrière-plan Personnalisé : Conception d’un arrière-plan contenant les logos et titres fournis par le client, pour créer une ambiance professionnelle et homogène lors des diffusions en ligne et des prises de vue sur place.
   • Décoration de la Salle : Installation de décorations et d’éléments visuels pour renforcer l’identité visuelle de l’événement et assurer une expérience immersive.
3. Technologie et Équipement :
   • Écrans Plasma : Installation de trois écrans plasma : un écran central en face de la salle et deux écrans latéraux (à gauche et à droite) pour une visibilité optimale des présentations et des interventions.
   • Technologie de Diffusion : Mise en place de la technologie nécessaire pour diffuser l’événement en direct, incluant des caméras, des micros, et des logiciels de streaming.
   • Participation à Distance : Assurer la participation à distance des parties prenantes de plusieurs pays de la Méditerranée, ainsi que des intervenants du panel qui ne pouvaient pas se déplacer. Des outils de visioconférence ont été mis en place pour garantir leur intervention sans interruption.
4. Animation de l’Événement :
   • Gestion de l’Animation : Coordination des animations et des transitions entre les différentes sessions de l’événement, pour maintenir un rythme fluide et engageant.
   • Support Technique : Présence d’une équipe technique sur place pour gérer les aspects techniques, résoudre les problèmes éventuels, et assurer la qualité des diffusions en direct.
5. Communication et Promotion :
   • Diffusion en Direct : Organisation de la diffusion en direct de l’événement sur les plateformes de réseaux sociaux comme Facebook, YouTube, et LinkedIn, pour maximiser la portée et l’engagement.